Julkaistu Kansalaistoiminnankeskus Mataran blogissa 15.1.2020

Ehkä päättelit oheisesta kuvasta, että kirjoitan yksinäisyydestä. Kuvan henkilö ei ole yksinäinen, hän osallistuu parhaillaan kansalaistoimintaan. Hän ehkä lukee hallituksen kokouksen pöytäkirjaa tai osallistuu etänä suunnittelupalaveriin. Tai sitten hän on liittymässä tärkeän asian puolesta perustettuun verkkoyhteisöön.

2020-luvulle saavuttaessa digitalisaatio muovaa kaikkia elämämme osa-alueita, myös kansalaisyhteiskuntaa. Neljäs sektori näyttäisi imevän digitalisaation ansiosta yhä suuremman siivun kansalaistoiminnasta. Löyhiä, hierarkiattomia verkostoja syntyy esimerkiksi sosiaalisessa mediassa ja ne luovat ja ottavat käyttöön erilaisia digitaalisia palveluja. Samaan aikaan yhdistyksissä ihmetellään jäsenkatoa ja jäsenten sitoutumattomuutta, vaikka ilmiselvästi ihmisiä yhä kiinnostaa kansalaistoiminta. Lopulta kyse on toiminnan organisoitumisesta ja siihen käytettävistä (digitaalisista) työkaluista.

Miten meillä menee?

Monissa yhdistyksissä digitaalisten työkalujen hyödyntäminen on vielä lapsenkengissä. Ei käytetä sähköisiä kalentereita, vaan paperikalentereita. Tehdään tapahtumista ja toiminnasta A4-esitteitä, niin kuin aina on tehty (vaikka niitä nyt jaettaisiinkin sosiaalisessa mediassa). Tulostetaan sähköposteja ja dokumentteja paperille, vaikka tiedon olisi voinut lukea ja käsitellä ruudulta. Esimerkkejä riittää.

Riittää myönteisiäkin esimerkkejä, erityisesti viestinnän puolelta. Yhdistykset ovat leveänä rintamana läsnä sosiaalisessa mediassa ja useilla on omat kotisivutkin. Sosiaalinen media mahdollistaa perinteisen tiedotuksen lisäksi suoria keskustelu- ja vaikuttamisväyliä. Varsinkin järjestöissä toimivat ammattilaiset käyttävät sujuvasti yhteiskäyttötyökaluja, kuten Googlen G Suitea tai Microsoft Office 365:ä ja Teamsia. Näiden työkalujen avulla säästetään roimasti aikaa, kun ei tarvitse istua turhissa palavereissa tai lähetellä luonnostiedostoja ja sähköposteja. Kuka muuten muistaa, missä se viimeisin luonnosversio taas olikaan?

Toiminnan muuttaminen digitaaliseen muotoon mahdollistaa myös aivan uudenlaisia kehityksen paikkoja järjestöille. Osaamisen tunnistamisen järjestelmä PAIKKO (KYT ry) otti viime vuonna harppauksen tiedon valtatiellä. PAIKON työkalut tulivat ladattaviksi suoraan kotisivuilta, kun ennen niitä oli jaeltu sähköpostilla tai muistitikuilla. Tämä vapautti henkilöstön keskittymään olennaiseen: osaamismahdollisuuksien tunnistamiseen. Bonuksena helppokäyttöiset työkalut saivat vielä kosolti kiitosta käyttäjäkunnalta.

Miten meillä voisi mennä?

Olen kuullut jupinaa, että erilaiset rahoittajien tietojärjestelmät tuottaisivat lisätyötä rahoituksen saajille. Osittain tämä saattaa pitää paikkansa. Vika ei kuitenkaan ole tällöin digitalisaatiossa itsessään, vaan ehkä yksipuolisessa käyttäjäkokemussuunnittelussa. Ehkä rahoituksen haku-, maksatus- ja tilastointipalvelut on ensisijaisesti tehty helpottamaan rahoituskäsittelijöiden työtä.

Kaatumattomat järjestelmät, joissa olisi suora rajapintayhteys järjestöjen toiminnanohjausjärjestelmiin, helpottaisivat varmasti niin rahoitushakuja kuin raportointiakin. Indikaattoritilastot ja maksatushakemukset siirtyisivät parilla napinpainalluksella suoraan rahoittajan tietojärjestelmään, eikö kuulostakin helpolta? Tosin ennen kuin rajapintaa voisi hyödyntää, järjestöllä pitää tietysti olla toiminnanohjaus- tai tilastointijärjestelmä. Millainen toiminnanohjausjärjestelmä teidän yhdistyksessänne on käytössä?